Vous aimez la salsa ou le tango et souhaitez vous lancer dans l’organisation. De l’idée à la réalisation, le chemin est long. Ces clés pour réussir son premier festival vont vous aider à coup sûr.

Etape N°1 : définir votre projet et vos motivations

Les motivations de chaque organisateur sont différentes. Vous voudrez peut-être simplement « faire danser les gens », participer au développement de la culture cubaine, promouvoir des groupes de musique swing ou encore développer la danse dans votre ville en faisant intervenir les profs locaux. Ceci vous appartient mais doit être clair dans votre esprit car cela va conditionner votre programmation et l’atmosphère qui règnera dans votre festival.

Etape N°2 : constituer une équipe pour mener à bien ce projet

Vous pourrez soit trouver des associés soit trouver des bénévoles. Chacun pourra intervenir à différents niveaux tout au long du projet avec des tâches spécifiques. Il faudra identifier les compétences et les envies de chacun en amont plutôt que de répartir de manière arbitraires les tâches.

  • Un associé pourra exécuter toutes les tâches et sa reconnaissance sera par exemple économique si le festival réussit.
  • Un bénévole sera présent en fonction de ses disponibilités et il faudra bien sûr le remercier en lui proposant un accès au festival en échange de son investissement. Attention à vraiment remercier vos bénévoles car ils forment souvent un socle important de l’organisation et vos ambassadeurs pour l'année prochaine!

Etape N°3 : construire votre festival

La construction de votre festival s’articule autour de 3 piliers :

  • Le pilier pratique : réserver la salle de danse, les hébergements… Le choix de la salle peut dépendre de l’accessibilité en transport en commun, de la présence d’un hôtel à proximité, de la qualité des sols, du nombre de salles, de leur capacité et bien sûr du tarif ! Si vous avez certaines activités en plein air, pensez à une solution de repli dans l’éventualité où la météo ne serait pas avec vous.

  • Le pilier artistique : booker les artistes et programmer le planning. Vous serez attentifs à diversifier l’origine des artistes que vous engagerez et à ce que le planning soit cohérent entre les différents niveaux des cours pour chacune des danses. Il faudra la plupart du temps vous occuper de leur acheminement, hébergement, restauration… Au-delà des artistes « professeurs », pensez aux groupes live. Ne négligez pas les DJs, ils peuvent constituer une aide à la vente considérable, surtout pour les festivals de kizomba. Vous pourrez choisir des thèmes originaux pour certaines soirées et encourager vos artistes à donner des masterclass pendant leurs "temps morts".

  • Le pilier marketing : établir sa stratégie prix/promotionnelle. Construisez la progressivité de vos tarifs, votre réseau de vente (internet et promoteurs) et référencez vos festivals sur les plateformes en ligne spécialisées dans la danse. Il faudra adapter votre politique commerciale en fonction de son succès au fur et à mesure. L'utilisation d'une billetterie en ligne est capitale. Il en existe 2 types principaux et il conviendra de bien la choisir.

Etape N°4 : gérer votre festival

Une fois que tout le programme est établi, que vos billets sont vendus, vient l’épreuve du feu avec le déroulement concret du festival. Voici quelques conseils pour vous aider à passer ce moment important :

  • Faites des essais sur votre sonorisation en amont
  • Faites des vidéos des cours, des shows
  • Faites des photos des moments forts du festival et permettre aux danseurs de se mettre en scène avec un « photocall »
  • Prévoir un after si vous n’avez pas l’autorisation de danser au-delà de 2h -Créez des moments de partage, de convivialité (proposer un espace restauration encourage les gens à se parler

Par-dessus tout, dites-vous que même avec les meilleurs conseils du monde, rien ne remplacera votre expérience ! Remettez vos pratiques en question et soyez ouverts aux innovations.

Vous avez d’autres recettes pour réussir un festival de salsa, partagez-les en commentaire ou bien créez votre blog danse 😊